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OA系統選型的八大誤區

作者☁₪:釋出時間☁₪:2010-11-10編輯☁₪:觀辰管理員更新時間☁₪:2010-11-10 21:51


應用OA系統實行辦公自動化已經成為很多企事業單位加強內部管理▩╃◕│,提升辦公效率和辦公質量的重要手段•✘·。但是很多單位在選擇OA系統的過程中陷入各種各樣的誤區▩╃◕│,這裡列舉了八大有代表性的誤區▩╃◕│,供廣大使用者借鑑•✘·。

誤區一☁₪:自己開發

自己開發OA更能夠滿足自身要求▩╃◕│,還可以隨時升級│◕▩☁、維護▩╃◕│,可控性強▩╃◕│,能避免上當受騙▩╃◕│,但實際上呢│◕▩?

首先▩╃◕│,OA系統已經涉及到越來越多的學科技術▩╃◕│,包括計算機│◕▩☁、通訊│◕▩☁、網路│◕▩☁、管理與行為│◕▩☁、多媒體│◕▩☁、資料庫│◕▩☁、圖形影象等等▩╃◕│,是一個需要綜合各種人才的團隊工程▩╃◕│,一個或者幾個普通程式設計師已經很難做好•✘·。

其次▩╃◕│,單位內部的程式設計師受行業和職位限制▩╃◕│,無法掌握最新的管理理念及其發展趨勢▩╃◕│,往往只能對市面上的OA系統和自己單位的辦公流程進行簡單模仿和克隆▩╃◕│,不能夠真正實現提升管理水平的目的;

再次▩╃◕│,頻繁調整OA系統會嚴重影響員工的快速掌握和正常使用▩╃◕│,延長融合期;

最後▩╃◕│,開發OA系統需要耗費大量的人力│◕▩☁、物力│◕▩☁、財力│◕▩☁、管理│◕▩☁、時間成本▩╃◕│,不可控因素很多▩╃◕│,綜合費用最低也要幾萬元▩╃◕│,很多都要數十萬元▩╃◕│,顯然得不償失•✘·。

因此除了個別特大型企業和敏感性單位▩╃◕│,建議普通企業不必自己開發•✘·。

誤區二☁₪:功能越全越好

只要你肯付錢▩╃◕│,軟體的功能是可以無限擴充的▩╃◕│,但這是你必需的麼│◕▩?

首先▩╃◕│,容易造成功能閒置▩╃◕│,系統空洞;

其次▩╃◕│,功能越全▩╃◕│,系統越複雜▩╃◕│,使用越困難▩╃◕│,維護越麻煩;

再次▩╃◕│,功能多一點▩╃◕│,價格多一片▩╃◕│,一次性投入太大

最後▩╃◕│,服務成本直線上升▩╃◕│,隱形風險增大▩╃◕│,甚至使應用半途而廢•✘·。

選購OA系統時應該考慮一下自己的實際需求和支付能力▩╃◕│,如果以適用為出發點▩╃◕│,那麼就堅決砍掉那些可有可無│◕▩☁、利用率低的"雞肋"功能▩╃◕│,選一個功能緊湊▩╃◕│,滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發的系統•✘·。其實▩╃◕│,就OA的功能來說▩╃◕│,在通用的核心功能之外▩╃◕│,每增加10%▩╃◕│,價格至少會增加100%-300%▩╃◕│,經理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那麼多的費用•✘·。需要注意的是▩╃◕│,為滿足中小企業客戶"小而全"的特點▩╃◕│,有的OA集成了人事│◕▩☁、客戶│◕▩☁、財務等功能模組▩╃◕│,這些模組往往是"看起來很美"▩╃◕│,並不能代替專業的管理軟體▩╃◕│,只能做最簡單的記錄和備份工作 •✘·。

誤區三☁₪:價格越低越好

價格低固然是好事▩╃◕│,但是是不是越低越好呢│◕▩?

首先▩╃◕│,質量問題•✘·。這種價格極低的OA多是小公司和個人開發的▩╃◕│,還有是個人離職後從原來的企業裡帶出來的▩╃◕│,產品的穩定性│◕▩☁、升級性│◕▩☁、版權等都沒有保障;

其次▩╃◕│,服務問題•✘·。這種軟體一般無法提供可靠的服務▩╃◕│,即使提供服務也要付出高昂的服務費•✘·。軟體的服務是和產品融為一體的▩╃◕│,軟體報價應該包括一個合理的後續服務的費用▩╃◕│,不然使用者利益得不到有效的保障▩╃◕│,服務費就成了一個無底洞•✘·。

記住▩╃◕│,過低的報價往往損失了軟體應用的功能和服務▩╃◕│,是對客戶的不負責任•✘·。

還有很多原因導致產品低於正常價格銷售▩╃◕│,比如惡性競爭│◕▩☁、搶佔市場│◕▩☁、爭奪使用者│◕▩☁、產品剛上市或準備退出市場等等▩╃◕│,這就要求使用者不能貪圖便宜▩╃◕│,最終損害了自己的利益•✘·。

誤區四☁₪:系統應該完全符合單位的辦公模式

如果有人說他要找一個完全符合自己辦公模式的系統▩╃◕│,那麼我們要問☁₪:這樣的系統價值在哪裡│◕▩?

首先▩╃◕│,軟體必須要體現它自身的思想和特點▩╃◕│,因為這是軟體的作用所在▩╃◕│,價值體現;

其次▩╃◕│,OA系統不是將傳統辦公搬到網上▩╃◕│,它融合了先進的管理理念和積極的工作態度▩╃◕│,體現了新的辦公方式;

再次▩╃◕│,OA的公開│◕▩☁、公正│◕▩☁、透明會觸及某些人的私人利益▩╃◕│,使之產生牴觸心理•✘·。

誤區五☁₪:大企業開發的一定好

大企業開發的不一定好▩╃◕│,即使好又真的適合你麼│◕▩?

首先▩╃◕│,術業有專攻▩╃◕│,大企業能做強某個軟體或者硬體▩╃◕│,卻不一定能做好OA▩╃◕│,因為它們是不同的概念

其次▩╃◕│,大企業開發的OA系統價格驚人▩╃◕│,往往是普通OA的數倍甚至數十倍; 功能呢是大同小異•✘·。

再次▩╃◕│,OA系統的開發技術和理念日漸成熟▩╃◕│,很多公司都開發出了優秀的OA軟體;

最後▩╃◕│,大企業開發的OA系統更適合大企業來用▩╃◕│,因為中小企業使用的版本需要具有中小企業特色▩╃◕│,包括結構│◕▩☁、功能│◕▩☁、流程│◕▩☁、維護等•✘·。相反規模不是很大的公司開發出來的系統可能更實用▩╃◕│,因為他們對中小企業理解更直接▩╃◕│,更深刻•✘·。

誤區六☁₪:選一個OA軟體來徹底改善管理

單位管理混亂▩╃◕│,能透過一個軟體來解決問題麼│◕▩?

首先▩╃◕│,管理混亂是因為沒有規範的流程▩╃◕│,而規範的流程需要人來制定▩╃◕│,然後藉助OA系統來讓流程得到有效的執行;

其次▩╃◕│,OA是一個工具▩╃◕│,不具有主觀能動性▩╃◕│,管理中最重要的問題如激勵│◕▩☁、分析│◕▩☁、決策等等都需要人來完成;

再次▩╃◕│,OA的作用是提高整個單位的辦公效率和辦公質量▩╃◕│,將人從低端工作中解放出來處理核心事務•✘·。

所以▩╃◕│,過低或過高的看待OA的作用都是不正確的▩╃◕│,只有提高整個單位的人員素質▩╃◕│,特別是領導者素質▩╃◕│,才能徹底提高管理水平•✘·。當然也不是說必須讓管理變得完美之後再來應用OA▩╃◕│,OA與人的作用應該是相輔相成│◕▩☁、互相促進•✘·。

誤區七☁₪:一步到位▩╃◕│,一勞永逸

一步到位就能一勞永逸麼│◕▩?

首先▩╃◕│,企業發展不會一步到位▩╃◕│,人員│◕▩☁、規模│◕▩☁、制度│◕▩☁、思維│◕▩☁、文化等都在不斷的調整│◕▩☁、改進中;

其次▩╃◕│,產品發展不會一步到位▩╃◕│,應用技術│◕▩☁、功能模組│◕▩☁、管理理念日新月異▩╃◕│,必須時刻更新;

再次▩╃◕│,社會發展不會一步到位▩╃◕│,社會進步突飛猛進▩╃◕│,要麼創新▩╃◕│,要麼淘汰•✘·。

任何軟體都是滿足當前乃至未來一段時間的需要▩╃◕│,不可能一步到位▩╃◕│,一勞永逸•✘·。軟體沒有最好▩╃◕│,只有更好▩╃◕│,只有保持不斷的改進▩╃◕│,才會保持持續的優勢•✘·。所以在選擇軟體的時候▩╃◕│,應該選擇那些易於擴充升級的•✘·。

誤區八☁₪:好的OA系統並不需要什麼服務

服務既費錢又麻煩▩╃◕│,找個完善的OA來省卻諸多煩心事▩╃◕│,可行嗎│◕▩?

首先▩╃◕│,買軟體只是第一步▩╃◕│,真正的工作在於應用▩╃◕│,這是個長期的過程▩╃◕│,沒有可靠的服務是不可能做好的;

其次▩╃◕│,OA系統發展迅速▩╃◕│,拒絕服務也就拒絕了持續改進│◕▩☁、持續領先的機會;

再次▩╃◕│,單位自己的維護人員的技術水平很難滿足技術發展需要•✘·。


 

觀辰OA協同辦公系統(跨越版)

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