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OA系統選型的八大誤區

作者•·╃▩:釋出時間•·╃▩:2010-11-10編輯•·╃▩:觀辰管理員更新時間•·╃▩:2010-11-10 21:51


應用OA系統實行辦公自動化已經成為很多企事業單位加強內部管理₪▩,提升辦公效率和辦公質量的重要手段•▩↟▩。但是很多單位在選擇OA系統的過程中陷入各種各樣的誤區₪▩,這裡列舉了八大有代表性的誤區₪▩,供廣大使用者借鑑•▩↟▩。

誤區一•·╃▩:自己開發

自己開發OA更能夠滿足自身要求₪▩,還可以隨時升級•│☁│、維護₪▩,可控性強₪▩,能避免上當受騙₪▩,但實際上呢↟│╃↟?

首先₪▩,OA系統已經涉及到越來越多的學科技術₪▩,包括計算機•│☁│、通訊•│☁│、網路•│☁│、管理與行為•│☁│、多媒體•│☁│、資料庫•│☁│、圖形影象等等₪▩,是一個需要綜合各種人才的團隊工程₪▩,一個或者幾個普通程式設計師已經很難做好•▩↟▩。

其次₪▩,單位內部的程式設計師受行業和職位限制₪▩,無法掌握最新的管理理念及其發展趨勢₪▩,往往只能對市面上的OA系統和自己單位的辦公流程進行簡單模仿和克隆₪▩,不能夠真正實現提升管理水平的目的;

再次₪▩,頻繁調整OA系統會嚴重影響員工的快速掌握和正常使用₪▩,延長融合期;

最後₪▩,開發OA系統需要耗費大量的人力•│☁│、物力•│☁│、財力•│☁│、管理•│☁│、時間成本₪▩,不可控因素很多₪▩,綜合費用最低也要幾萬元₪▩,很多都要數十萬元₪▩,顯然得不償失•▩↟▩。

因此除了個別特大型企業和敏感性單位₪▩,建議普通企業不必自己開發•▩↟▩。

誤區二•·╃▩:功能越全越好

只要你肯付錢₪▩,軟體的功能是可以無限擴充的₪▩,但這是你必需的麼↟│╃↟?

首先₪▩,容易造成功能閒置₪▩,系統空洞;

其次₪▩,功能越全₪▩,系統越複雜₪▩,使用越困難₪▩,維護越麻煩;

再次₪▩,功能多一點₪▩,價格多一片₪▩,一次性投入太大

最後₪▩,服務成本直線上升₪▩,隱形風險增大₪▩,甚至使應用半途而廢•▩↟▩。

選購OA系統時應該考慮一下自己的實際需求和支付能力₪▩,如果以適用為出發點₪▩,那麼就堅決砍掉那些可有可無•│☁│、利用率低的"雞肋"功能₪▩,選一個功能緊湊₪▩,滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發的系統•▩↟▩。其實₪▩,就OA的功能來說₪▩,在通用的核心功能之外₪▩,每增加10%₪▩,價格至少會增加100%-300%₪▩,經理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那麼多的費用•▩↟▩。需要注意的是₪▩,為滿足中小企業客戶"小而全"的特點₪▩,有的OA集成了人事•│☁│、客戶•│☁│、財務等功能模組₪▩,這些模組往往是"看起來很美"₪▩,並不能代替專業的管理軟體₪▩,只能做最簡單的記錄和備份工作 •▩↟▩。

誤區三•·╃▩:價格越低越好

價格低固然是好事₪▩,但是是不是越低越好呢↟│╃↟?

首先₪▩,質量問題•▩↟▩。這種價格極低的OA多是小公司和個人開發的₪▩,還有是個人離職後從原來的企業裡帶出來的₪▩,產品的穩定性•│☁│、升級性•│☁│、版權等都沒有保障;

其次₪▩,服務問題•▩↟▩。這種軟體一般無法提供可靠的服務₪▩,即使提供服務也要付出高昂的服務費•▩↟▩。軟體的服務是和產品融為一體的₪▩,軟體報價應該包括一個合理的後續服務的費用₪▩,不然使用者利益得不到有效的保障₪▩,服務費就成了一個無底洞•▩↟▩。

記住₪▩,過低的報價往往損失了軟體應用的功能和服務₪▩,是對客戶的不負責任•▩↟▩。

還有很多原因導致產品低於正常價格銷售₪▩,比如惡性競爭•│☁│、搶佔市場•│☁│、爭奪使用者•│☁│、產品剛上市或準備退出市場等等₪▩,這就要求使用者不能貪圖便宜₪▩,最終損害了自己的利益•▩↟▩。

誤區四•·╃▩:系統應該完全符合單位的辦公模式

如果有人說他要找一個完全符合自己辦公模式的系統₪▩,那麼我們要問•·╃▩:這樣的系統價值在哪裡↟│╃↟?

首先₪▩,軟體必須要體現它自身的思想和特點₪▩,因為這是軟體的作用所在₪▩,價值體現;

其次₪▩,OA系統不是將傳統辦公搬到網上₪▩,它融合了先進的管理理念和積極的工作態度₪▩,體現了新的辦公方式;

再次₪▩,OA的公開•│☁│、公正•│☁│、透明會觸及某些人的私人利益₪▩,使之產生牴觸心理•▩↟▩。

誤區五•·╃▩:大企業開發的一定好

大企業開發的不一定好₪▩,即使好又真的適合你麼↟│╃↟?

首先₪▩,術業有專攻₪▩,大企業能做強某個軟體或者硬體₪▩,卻不一定能做好OA₪▩,因為它們是不同的概念

其次₪▩,大企業開發的OA系統價格驚人₪▩,往往是普通OA的數倍甚至數十倍; 功能呢是大同小異•▩↟▩。

再次₪▩,OA系統的開發技術和理念日漸成熟₪▩,很多公司都開發出了優秀的OA軟體;

最後₪▩,大企業開發的OA系統更適合大企業來用₪▩,因為中小企業使用的版本需要具有中小企業特色₪▩,包括結構•│☁│、功能•│☁│、流程•│☁│、維護等•▩↟▩。相反規模不是很大的公司開發出來的系統可能更實用₪▩,因為他們對中小企業理解更直接₪▩,更深刻•▩↟▩。

誤區六•·╃▩:選一個OA軟體來徹底改善管理

單位管理混亂₪▩,能透過一個軟體來解決問題麼↟│╃↟?

首先₪▩,管理混亂是因為沒有規範的流程₪▩,而規範的流程需要人來制定₪▩,然後藉助OA系統來讓流程得到有效的執行;

其次₪▩,OA是一個工具₪▩,不具有主觀能動性₪▩,管理中最重要的問題如激勵•│☁│、分析•│☁│、決策等等都需要人來完成;

再次₪▩,OA的作用是提高整個單位的辦公效率和辦公質量₪▩,將人從低端工作中解放出來處理核心事務•▩↟▩。

所以₪▩,過低或過高的看待OA的作用都是不正確的₪▩,只有提高整個單位的人員素質₪▩,特別是領導者素質₪▩,才能徹底提高管理水平•▩↟▩。當然也不是說必須讓管理變得完美之後再來應用OA₪▩,OA與人的作用應該是相輔相成•│☁│、互相促進•▩↟▩。

誤區七•·╃▩:一步到位₪▩,一勞永逸

一步到位就能一勞永逸麼↟│╃↟?

首先₪▩,企業發展不會一步到位₪▩,人員•│☁│、規模•│☁│、制度•│☁│、思維•│☁│、文化等都在不斷的調整•│☁│、改進中;

其次₪▩,產品發展不會一步到位₪▩,應用技術•│☁│、功能模組•│☁│、管理理念日新月異₪▩,必須時刻更新;

再次₪▩,社會發展不會一步到位₪▩,社會進步突飛猛進₪▩,要麼創新₪▩,要麼淘汰•▩↟▩。

任何軟體都是滿足當前乃至未來一段時間的需要₪▩,不可能一步到位₪▩,一勞永逸•▩↟▩。軟體沒有最好₪▩,只有更好₪▩,只有保持不斷的改進₪▩,才會保持持續的優勢•▩↟▩。所以在選擇軟體的時候₪▩,應該選擇那些易於擴充升級的•▩↟▩。

誤區八•·╃▩:好的OA系統並不需要什麼服務

服務既費錢又麻煩₪▩,找個完善的OA來省卻諸多煩心事₪▩,可行嗎↟│╃↟?

首先₪▩,買軟體只是第一步₪▩,真正的工作在於應用₪▩,這是個長期的過程₪▩,沒有可靠的服務是不可能做好的;

其次₪▩,OA系統發展迅速₪▩,拒絕服務也就拒絕了持續改進•│☁│、持續領先的機會;

再次₪▩,單位自己的維護人員的技術水平很難滿足技術發展需要•▩↟▩。


 

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