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破解ERP十大迷局 實施ERP少走彎路

作者✘·╃╃:ITPUB釋出時間✘·╃╃:2011-11-05編輯✘·╃╃:觀辰管理員更新時間✘·╃╃:2011-11-05 19:10

從二十年前負責企業計算機化開始到資訊化如此發達的現在│·▩,在推行ERP的過程中│·▩,來自於各單位基層員工的反應│·▩,其中一些存在多年的迷思就是下面這些內容吧₪◕₪◕。

1▩•··↟、用了ERP系統會剝奪現有人員的工作╃✘╃?

相信有不少首次或沒真正接觸過ERP系統的人都可能會以為有了計算機就能替代現有人力│·▩,所以有些員工會擔心自己的工作會被計算機取代│·▩,甚至有些老闆也以為匯入ERP系統會節省人力₪◕₪◕。但事實上在匯入ERP的初期需要建制一些基本資料│·▩,需要大量人力的投入│·▩,即使上線完成之後│·▩,每天發生的事還是要靠人工輸入ERP系統│·▩,而且最重要的是一些判斷的工作是一定要靠人來完成的│·▩,如果計算機發展到人工智慧成熟到可以有創新和判斷的能力時│·▩,那時再來擔心工作會被計算機取代吧₪◕₪◕。

所以ERP系統不是用來減少人力支出│·▩,而是提升每個人的生產力│·▩,而提升員工的效率不是用來裁員的│·▩,而是讓公司成長二倍三倍時│·▩,還可以不需增加人力來完成更多的工作量及提升管理的強度│·▩,這才是匯入ERP系統的真義₪◕₪◕。

2▩•··↟、用了ERP系統會節省用紙╃✘╃?

有些人在宣傳ERP或計算機化的好處時│·▩,除了說人力會節省之外還說透過e化可以節省紙張作環保等等│·▩,但一實際匯入ERP之後會發現│·▩,紙張的用量會大量增加│·▩,因為真的能夠徹底e化的通常是辦公室人員遠大於生產線人員的公司│·▩,如果不是人人都有一臺計算機的話│·▩,e化只是個理想│·▩,因為各種資訊的傳達還是要靠書面│·▩,有了ERP可以增加資料處理速度│·▩,提升查詢及報表的效率│·▩,但還是要透過紙張的型式來展示統計分析的結果│·▩,所以實際上大部份的中小企業ERP的匯入會讓紙張的用量增加₪◕₪◕。

3▩•··↟、貴的ERP系統就比較好╃✘╃?

俗話說一分錢一分貨│·▩,在絕大部份的情況下都是成立的│·▩,一套數百萬的ERP系統當然是比幾十萬的ERP系統具有更強大的功能│·▩,比起幾萬元的系統更是相去甚遠₪◕₪◕。但是在大型企業的資訊化都己經建制完成之後│·▩,大型企業的ERP就把客層向下延伸到中型企業而採取降價策略│·▩,而有些中型企業看到大型ERP大降價之後就心動了│·▩,加上業務員的如簧之舌說要為以後預作準備之類的話│·▩,就可能沒有先以公司現況作完整的評估就引進超過企業能負荷的大型系統│·▩,等到發現大系統需要的匯入成本和日常作業的重重關卡所需增加的人力負擔實難負擔時│·▩,就容易處於進退維谷的窘境了₪◕₪◕。

就好像很多男人都愛汽車│·▩,但是不是人人都適合買跑車或高階車│·▩,即使有機會便宜買到高階的車子│·▩,各項後續產生的費用卻不一定是人人可以負擔的│·▩,因此選擇一套適合目前到未來二年內發展的ERP系統│·▩,會比選擇一套名牌或高價的ERP更為恰當₪◕₪◕。

4▩•··↟、量身訂作的ERP比套裝產品好╃✘╃?

如果今天是個大型企業或不是一般貿易或製造業的特殊產業│·▩,的確大部份會採取量身訂作的資訊系統│·▩,因為很少ERP廠商會為小眾的客戶設計套裝產品₪◕₪◕。但是大部份會使用ERP系統的還是集中在中小型的企業│·▩,而且相當比例的企業都有ISO認證│·▩,較具規模的則可能會有上市的計劃│·▩,而ISO和上市和ERP的共通性就是都會影響到一些現行的工作流程甚或要增加新的工作流程│·▩,如果導ERP時沒考慮ISO和上市的話│·▩,等到要上市時才發現要更動流程│·▩,到時又要改ERP流程又要改ISO流程才能符合九大迴圈的話│·▩,就好像作了二次ERP匯入或企業改造₪◕₪◕。

而一般熟ERP的人可能對ISO不熟│·▩,懂ISO的人對上市可能沒有經驗│·▩,會上市的可能不瞭解ERP的功能│·▩,而要找同時熟這些工作的人的難度通常比找一套符合ISO和上市的ERP系統來得高出許多₪◕₪◕。所以量身訂作不一定比套裝差│·▩,大型企業有自己的管理模式│·▩,特殊行業有太多特殊的需求要滿足;軟體包也不一定比不過訂作的軟體│·▩,訂作要花時間討論規格和撰寫程式還要DEBUG│·▩,常會緩不濟急│·▩,套裝系統隨時可用│·▩,而且常是彙集許多家企業的經驗│·▩,在匯入ERP時還可以學到一些他人管理的經驗│·▩,所以那一種好還是看產業型態而定│·▩,沒有所謂標準答案₪◕₪◕。

5▩•··↟、免費的ERP最節省成本╃✘╃?

網路上早就出現有免費下載的ERP軟體│·▩,表面上似乎十分節省成本│·▩,但是在整個ERP的匯入上│·▩,軟體只是一個平臺來處理資料│·▩,但是GarbageInGarbageOut│·▩,如果沒有完整的規劃和教育培訓│·▩,綜使空有一套ERP軟體也可能只是個快速垃圾資料製造器而己₪◕₪◕。

而且天下那裡有白吃的午餐╃✘╃?天下沒有什麼善心人士會閒到去寫ERP程式送大家用吧│·▩,程式可以免費下載使用│·▩,但是碰到問題時就會發現“知識有價”了₪◕₪◕。所以雖然網路上會有很多免費資源可以享用│·▩,但那通常僅限於一些小品程式│·▩,不然就是為了宣傳廣告而設計的│·▩,像ERP這麼大的禮物是很難真的從天上掉下來而不需付出任何代價就能享受的₪◕₪◕。

6▩•··↟、ERP不用顧問也可以上線╃✘╃?

有些公司在採用ERP時│·▩,為了節省一些成本而把顧問的費用完全省下來│·▩,可能只憑著公司裡一二位曾經使用過ERP而非ERP顧問經驗的人員就想把ERP導上線│·▩,或是找一些在學校學過ERP的同學來幫忙│·▩,但通常在二三個月後才發現問題遠遠超過想象₪◕₪◕。

當然│·▩,如果是很小的公司用很簡易的系統當然是不用顧問的│·▩,而大型的公司人才濟濟加上通常也不會計較這些顧問的費用│·▩,因此這樣的情形較有可能發生在注重成本的小型企業│·▩,但還是要提醒一下就是除非今天的ERP只是用來記流水帳│·▩,如果要有物控和成本結算的效益│·▩,還是要有顧問經驗的人來輔導上線會比較妥當₪◕₪◕。

7▩•··↟、ERP只是MRP的升級版╃✘╃?

通常如果認為ERP只是MRP的升級版│·▩,就可能會以進產銷存為主軸來進行規劃│·▩,最近網路上認識一位網友的公司就是這個情況│·▩,由生產的主管來主導ERP│·▩,的確進產銷存都十分順暢的進行│·▩,但是財務部份卻是完全獨立作業│·▩,沒有辦法和前端的進產銷存串聯│·▩,因此導致ERP系統中一個很大的優點「90%以上的傳票由系統自動拋轉產生」完全不能發揮│·▩,也就是說財務人員的負擔並沒有因為ERP而減少│·▩,反而是增加的₪◕₪◕。而且在成本的結算上也十分困難│·▩,因為進產銷存的各個單據都是可能會影響產品成本的│·▩,如果一開始沒有把正確的進產銷存流程納入成本結算的因素時│·▩,等到大家都上手了之後才發現要結算成本還缺少很多資訊│·▩,而這些資訊其實都在很多日常的流程中就要進行蒐集的│·▩,如果流程中沒有納入到最後又會變成在月底用大量的人工來蒐集│·▩,那麼一個應該會對企業各部門都產生正面效益的ERP系統就變成一個MRP的升級版而己₪◕₪◕。

8▩•··↟、ERP是財務部主導的╃✘╃?

到現在還有不少公司是把ERP納入財務部的工作範圍或是把資訊室建制在財務部門之下│·▩,通常這樣編制的公司ERP都很難推行成功的│·▩,因為ERP的推動是一個跨部門的大工程│·▩,今天如果ERP是以財務為主導時│·▩,就難免事事都以財務部門為出發點│·▩,但是像製造業的生產部門有許多的工作細節和工作流程並不是財務人員能夠清楚瞭解的│·▩,因此以財務為主的規劃是否真的能夠解決其它部門的問題╃✘╃?

而以財務部門出發點的流程規劃常常變成把應該財務部作的工作向前分散到各個部門│·▩,表面上財務部門的確享受到了ERP帶來的好處│·▩,但其它接了本應由財務部門負責工作的單位會作何感想╃✘╃?而最重要的還是財務部門的負責人員如果不是很深入瞭解其它部門的工作細節│·▩,在其它部門提出不合理需求時也無法判斷│·▩,只能原封不動的要求資訊人員或是軟體公司修改系統│·▩,到最後常常變成前端人員打ERP系統只是為了應付上級交代│·▩,而手裡還有一本實際上的賬本│·▩,ERP只是為了讓財務部能出報表的工作而己│·▩,這樣其實就失去了ERP真正應該有的成效了₪◕₪◕。

9▩•··↟、管理ERP人員需要是資管背景╃✘╃?

這可以說是最多人的迷思吧│·▩,總以為ERP是個計算機系統│·▩,所以就要很懂計算機的人才能管理ERP│·▩,但實際上卻恰恰相反│·▩,因為現在的ERP己經設計成十分容易操作且相當穩定│·▩,只要伺服器不當機網路穩定│·▩,定期作備份│·▩,其實沒有太多IT的成本在其中₪◕₪◕。

而管理ERP最基本就是要把整個公司組織架構和工作職掌都放在腦中│·▩,然後把系統的功能瞭然於胸│·▩,再配合上SOP的規劃│·▩,才能算真正的能掌握和管理ERP₪◕₪◕。而這些東西大部份在企管系的課程中都有提到│·▩,但卻較少在資管系的課程中提及│·▩,因此如果僅有資管背景的話要管理ERP的話│·▩,最好要有三五年以上的實務經驗才比較適合擔任主導ERP的工作₪◕₪◕。

10▩•··↟、用其它家成功上線模式套用就能成功╃✘╃?

這也是要匯入ERP的公司在徵人時要注意的一個點│·▩,如果只有一或二次輔導ERP上線的經驗的話│·▩,並不能保證在新的公司就能成功│·▩,特別是不同產業型態時更為明顯₪◕₪◕。因為即使是相同型態的產業也會有企業文化的不同還有人員特質和組織架構的不同│·▩,還是會造成ERP上線時產生不同的問題需要解決│·▩,如果硬是要把之前的成功經驗套用在新的公司而沒有納入新的公司的特性的話│·▩,很容易處處碰到一些積極或消極的抵抗│·▩,如果堅持原則下去的話│·▩,除非老闆十分的支援│·▩,不然很可能就要知難而退了₪◕₪◕。

因此如果要順利匯入ERP的話│·▩,除了要借用過去的成功經驗作為主軸│·▩,更不能忘掉的就是要先深入瞭解公司的各項細節│·▩,進而把各項變數納入考慮再來作整體的規劃│·▩,而不是一開始就拿過去的經驗就興沖沖的強力推行下去│·▩,等到真的落實到各部門之後才發現不可行時│·▩,還是要從頭來過才能真正的解決問題₪◕₪◕。

小公司用的ERP功能簡單可以像是清粥小菜一般平價且無負擔│·▩,但如果公司規模或特性不同的話│·▩,ERP也可能變成如滿漢全席一般華麗且費用驚人│·▩,如何選擇一套適用的ERP才是所有想匯入ERP的公司第一個要完成的課題₪◕₪◕。

 

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