很多企業初上OA協同辦公系統時☁·◕，難免會出現一些問題☁·◕，比如系統問題☁·◕，管理流程上的問題☁·◕，操作上的問題等等☁·◕，如果出現的這些問題沒有第一時間得到解決☁·◕，時間一長企業員工就有了抵制心態☁·◕，不願意再用了·₪₪。員工會說▩•↟：“OA太過於複雜☁·◕，增加了我們的工作量·₪₪。”或者說▩•↟：'這套OA並不適合我們·₪₪。”更多的員工會認為▩•↟：企業上OA協同辦公系統是為了監控自己工作☁·◕，所以第一反應就是牴觸·₪₪。因此觀辰軟體認為▩•↟：OA是否能實施成功☁·◕，關鍵在於能否第一時間發現問題☁·◕，並能在最短的時間內得到解決·₪₪。
作為企業內部的專案負責人☁·◕，該如何即時得到反饋資訊☁·◕，進而反饋給觀辰軟體的實施顧問·₪₪。觀辰軟體給出以下二步解決方法▩•↟：
１✘☁│·•、問題的發現與彙報在OA協同辦公系統實施過程中☁·◕，更多的時候是一線員工發現問題·₪₪。但是☁·◕，糟糕的是☁·◕，很多一線員工發現問題時☁·◕，不會主動向上級彙報問題☁·◕，而是放在一邊☁·◕，不管他☁·◕，或者自作小聰明☁·◕，不按照系統說明就把它忽略掉了☁·◕，又或者是積累了一堆問題才向上級彙報·₪₪。
所以☁·◕，作為企業內部的專案負責人☁·◕，是有必要採取一些措施☁·◕，讓一線員工第一時間主動彙報問題·₪₪。
在問題反映上☁·◕，專案負責人可要求員工從寫日記開始·₪₪。
在OA實施或者剛開始專案執行階段☁·◕，在專案管理中☁·◕，要落實日報制度·₪₪。也就是說☁·◕，要讓一線員工養成“寫日記”的習慣☁·◕，每天下班前☁·◕，要把今天OA協同辦公系統執行過程中遇到的問題一一寫出來☁·◕，然後發郵件給負責人·₪₪。在寫日記的過程中☁·◕，最好能夠留下證據☁·◕，如問題的截圖等☁·◕，以便與處理問題時☁·◕，能夠重現問題的場景·₪₪。
寫日記可以當作一項管理制度來做☁·◕，要求一線員工每天必須寫☁·◕，不管有沒有遇到問題·₪₪。沒問題就直接在日記中寫沒有問題☁·◕，有問題的話☁·◕，則要把問題描述清楚·₪₪。另外☁·◕，對一些發現問題的員工☁·◕，根據其發現問題的重要性不同☁·◕，還可以給予不同的獎勵☁·◕，以鼓勵他們“多發現”問題✘☁│·•、多彙報問題·₪₪。如此☁·◕，他們就有可能拿著放大鏡去審視系統☁·◕，如此☁·◕，對於系統的改進與完善是非常有幫助的·₪₪。
寫日記的習慣☁·◕，隨著系統實施的穩定☁·◕，我們可以改變成寫週記✘☁│·•、寫月度總結等等☁·◕，一直可以延續下去·₪₪。
２✘☁│·•、分析問題☁·◕，解決問題發現問題不是我們的本意☁·◕，解決問題才是我們最終的目標·₪₪。
（１） 對問題的分析要徹底✘☁│·•、透徹·₪₪。
當我們發現問題時☁·◕，還不能把這些問題直接交給外部的OA實施顧問解決·₪₪。企業內部的專案管理人員還要跟發現問題的責任人進行溝通☁·◕，瞭解問題發生時的情景☁·◕，分析可能存在的原因·₪₪。然後☁·◕，才能把問題跟這些調查情況一起發給顧問☁·◕，要求其幫忙☁·◕，協助企業解決這些問題·₪₪。企業分析問題時☁·◕，調查的越清楚✘☁│·•、分析的越透徹☁·◕，則他們解決起來越快·₪₪。
而解決問題的速度對正在使用OA協同辦公系統的使用者來說☁·◕，是非常重要的·₪₪。一個問題處理時間比較長的話☁·◕，會影響平時的日常管理工作·₪₪。
（２） 把問題真實的反映給OA實施顧問·₪₪。
內部專案管理人員把問題跟相關的調查情況彙總後☁·◕，要及時的把問題反饋給外部顧問☁·◕，讓其幫忙解決·₪₪。在反饋的過程中☁·◕，不可避免的會產生一些誤解·₪₪。這就要求內部專案管理人員在反映問題時☁·◕，不要帶有個人的感情色彩☁·◕，而應該客觀的反映問題☁·◕，把出現問題的最真實的情況☁·◕，反映給顧問·₪₪。
在必要的時候☁·◕，內部專案管理人員還要牽橋搭線☁·◕，讓OA實施顧問或者技術支援人員直接跟問題責任人進行對話☁·◕，讓他們直接溝通☁·◕，以便讓顧問了解問題的本質·₪₪。
當遇到比較複雜的問題☁·◕，還可以要求OA實施顧問上門輔導解決☁·◕，或者透過遠端連線工具來解決·₪₪。